아시아 패키지 선도기업은 영업 운영을 이렇게 자동화했습니다

도입 전 상황

거의 한 세기 동안 사업을 이어 온 이 패키지 기업은 직원 400~500명과 공장 4곳을 운영합니다. 수십 년 전 자체 견적·주문 시스템을 만든 뒤 기능을 계속 붙여 왔어요. 사업 운영에는 문제가 없었지만, 가격 산출 기준은 아무도 손대고 싶지 않은 코드 안에 갇혀 있었습니다. 새 소재나 원지 규격을 추가할 때마다 개발을 요청해야 했고, 영업 조직은 시스템을 활용하기보다 우회하는 데 익숙해져 있었습니다.

요구사항

고객이 원한 것은 세련된 화면이 아니었어요. 기존 시스템의 모든 기능을 최소한 같은 수준으로 구현하는 것이 기본 조건이었습니다. 여기에 기존 시스템으로는 어려웠던 공급사 소싱, 체계적인 고객 기록, 별도 내보내기 없이 보는 데이터 분석까지 한곳에 필요했습니다.

현지 거래 관행도 엄격한 조건이었습니다. 공식 문서 형식과 납기 표기 방식을 정확히 지켜야 했어요. 이 부분이 틀린 견적서는 검토 자체가 되지 않았습니다. 영업 조직이 큰 만큼, 기능 개수보다 전환 위험을 줄이는 일이 더 중요했습니다.

계산 자동화

가격 산출부터 시작했어요. 기존 계산 과정을 제품과 소재별로 적용되는 가격 산출 기준으로 다시 세우고, 버전으로 관리하도록 했습니다. 10가지 단계 유형을 조합하고, 소재 코드와 평량(GSM), 골 규격, 원지 규격을 함께 참조하는 원가표에서 계산이 실행됩니다. 재단 계수까지 반영한 표준 원지 카탈로그도 추가 개발 없이 기본 기능으로 제공했습니다.

기존 시스템과 같은 결과가 나오는지는 한 줄씩 비교할 수 있어야 확인됩니다. 모든 가격 산출에는 단계별 감사 기록이 남아요. 덕분에 "같은 결과가 나오느냐"는 논쟁을 실제 차이 비교로 바꿨습니다. 숙련자의 기억에 의존했던 원가 추정도 이제는 누가 맡아도 같은 결과로 재현됩니다. 변경도 개발 요청이 아니라, 가격 담당자가 Pricing Studio에서 새 소재와 원지 규격, 할증을 직접 설정합니다.

같은 기록이 마진 분석도 바꿨어요. 견적마다 원가 요인이 남으므로 분기마다 마진을 다시 계산할 필요가 없습니다. 견적을 작성하는 순간 견적별, 고객별, 제품군별 마진을 확인할 수 있습니다.

이 프로젝트의 진행 방식

운영 방식을 이해하기 전에는 설정을 시작하지 않았어요. 먼저 견적, 영업, 정산 담당자의 이야기를 들었습니다. 문의 접수부터 송장 발행까지 실제로 어떤 일이 일어나는지, 기존 시스템 때문에 생긴 단계까지 포함해 전체 흐름을 정리했습니다.

그 결과 문서 두 개를 만들었습니다. 하나는 현재 운영 방식을 그린 업무 흐름도, 다른 하나는 단계별로 기본 제공 기능과 설정이 필요한 기능, 새로 개발할 기능을 구분한 기능 정리표예요. 이후 일정은 전면 도입일 하나가 아니라 이 두 문서를 기준으로 모듈별로 세웠습니다.

구축은 여러 작업을 나란히 진행했습니다. 실제 견적 사례로 계산 기준을 만들고 과거 산출 결과와 대조해 보정했어요. 화면과 문서 형식은 고객사가 거래처와 소통하는 방식에 맞췄습니다. 생산 시스템을 연동해 주문과 작업 데이터, 실적이 Packative One과 기존 공장 시스템 사이에서 오가도록 했습니다. 교육은 데모 데이터가 아니라 고객사의 실제 작업으로 진행하고, 그때 나온 의견은 다음 팀이 시작하기 전에 반영했습니다.

영업을 멈추지 않는 전환

한 번에 전환하는 날짜를 따로 정하지 않았어요. 영업팀별로 기능을 순차 적용하고, Form Studio로 각 팀이 기존에 쓰던 방식대로 사양을 입력하게 했습니다. 모든 팀에 같은 양식을 강요하지 않았습니다. 전환 기간에도 기존 시스템을 계속 쓸 수 있었고, 나머지 영업 조직은 평소대로 영업했습니다.