아시아 패키지 선도기업은 어떻게 영업 운영을 자동화했나

도입 전 상황

거의 한 세기 동안 사업을 이어 온 이 패키지 기업은 현재 직원 400~500명과 공장 4곳을 운영합니다. 수십 년 전 자체적으로 견적 및 주문 시스템을 구축한 뒤 계속 기능을 확장해 왔습니다. 사업 운영에는 문제가 없었지만, 가격 산정 지식은 아무도 손대고 싶어 하지 않는 코드 안에 갇혀 있었습니다. 새로운 재질이나 원지 규격을 추가할 때마다 개발을 요청해야 했고, 대규모 영업 조직은 시스템을 제대로 활용하기보다 우회하는 방식에 익숙해져 있었습니다.

요구사항

고객이 원한 것은 현대적인 인터페이스가 아니었습니다. 기존 시스템의 모든 기능을 적어도 같은 수준으로 구현하는 것이 기본 조건이었습니다. 여기에 기존 시스템으로는 할 수 없었던 공급기업 소싱, 체계적인 고객 기록, 별도 내보내기 없이 확인하는 데이터 분석까지 한곳에 필요했습니다.

현지의 비즈니스 관행도 엄격한 기준이었습니다. 공식 문서의 형식과 납기 표기 관행을 정확히 지켜야 했습니다. 이를 틀린 견적서는 검토 대상조차 되지 않습니다. 영업 조직의 규모가 큰 만큼, 기능 목록보다 전환 위험을 줄이는 일이 더 중요했습니다.

계산 자동화

가격 산정부터 시작했습니다. 기존 계산 로직을 제품과 재질별로 적용되는 버전 관리형 가격 산정 규칙으로 재구축했습니다. 10가지 단계 유형을 조합하고, 재질 코드, GSM, 골 규격, 원지 규격을 기준으로 하는 복합 키 원가표에서 계산이 실행되도록 했습니다. 재단 계수 계산이 포함된 지역 표준 원지 카탈로그도 추가 개발이 아니라 엔진의 기본 기능으로 제공했습니다.

기존 시스템과 동등한지는 결과를 한 줄씩 비교할 수 있어야 입증됩니다. 모든 가격 산정에는 단계별 감사 추적 기록이 생성됩니다. 이를 통해 ‘새 시스템이 기존 시스템과 같은 결과를 내는가’라는 논쟁을 실제 차이 비교로 바꿨습니다. 전문가의 기억에 의존하던 원가 추정은 가격 산정 규칙에 접근할 수 있는 누구나 재현 가능한 계산이 되었습니다. 변경 작업도 더는 개발 요청이 아닙니다. 가격을 담당하는 실무자가 Pricing Studio에서 새로운 재질, 원지 규격, 할증을 직접 설정합니다.

같은 추적 기록은 수익 분석도 바꿨습니다. 모든 견적에 원가 요인이 기록되므로 마진을 분기마다 다시 계산할 필요가 없습니다. 견적을 작성하는 순간 견적별, 고객별, 제품군별 마진을 확인할 수 있습니다.

실제 프로젝트 진행 방식

운영 방식을 이해하기 전에는 어떤 설정도 시작하지 않았습니다. 먼저 견적, 영업, 결산 담당자들의 이야기를 들었습니다. 문의 접수부터 주문 송장 발행까지 실제로 어떤 일이 일어나는지, 기존 시스템 때문에 생긴 단계까지 포함해 전체 흐름을 정리했습니다.

그 결과 두 가지 문서를 만들었습니다. 하나는 현재 운영 방식을 나타낸 업무 프로세스 맵이고, 다른 하나는 각 단계에서 Packative One이 기본 제공하는 기능, 설정이 필요한 기능, 새로 개발해야 하는 기능을 구분한 기능 맵입니다. 이후 모든 일정은 하나의 전면 도입일이 아니라 이 두 문서를 기준으로 모듈별로 수립했습니다.

구축 작업은 여러 업무 흐름을 병행하는 방식으로 진행했습니다. 실제 견적 사례를 바탕으로 계산 모델을 만들고 고객의 과거 산출 결과와 대조해 보정했습니다. 인터페이스와 문서 형식은 고객사가 거래처와 소통하는 방식에 맞춰 현지화했습니다. 생산 시스템을 연동해 주문, 작업 데이터, 실적이 Packative One과 기존 공장 운영 시스템 사이에서 오가도록 했습니다. 교육은 데모 데이터가 아니라 고객사의 실제 작업을 활용해 실습 중심으로 진행했습니다. 각 교육에서 나온 의견은 다음 팀이 참여하기 전에 설정에 반영했습니다.

영업을 멈추지 않는 전환

한 번에 전환하는 날짜를 따로 정하지 않았습니다. 영업팀별로 기능을 순차 적용했고, Form Studio를 활용해 각 팀이 기존에 작성하던 방식에 맞춰 사양을 입력하도록 했습니다. 모든 팀에 획일적인 양식을 강요하지 않았습니다. 전환 기간에도 기존 시스템을 계속 사용할 수 있었고, 나머지 영업 조직은 평소대로 영업을 이어 갔습니다.