Cách Một Doanh Nghiệp Bao Bì Hàng Đầu Châu Á Tự Động Hóa Bộ Máy Bán Hàng

Bối Cảnh

Một doanh nghiệp bao bì đã kinh doanh gần trọn một thế kỷ, hiện có bốn trăm đến năm trăm nhân sự và bốn nhà máy, từng tự xây hệ thống báo giá và đơn hàng của riêng mình từ nhiều thập kỷ trước, và vẫn mở rộng nó suốt từ đó. Nó chạy được, theo nghĩa là cả doanh nghiệp vận hành trên nó. Nhưng nó cũng có nghĩa là kiến thức về giá nằm trong đoạn mã không ai muốn động vào, rằng mỗi loại vật liệu hay khổ giấy mới đều là một yêu cầu gửi cho bộ phận phát triển, và rằng một tổ chức bán hàng lớn đã học cách làm việc vòng qua hệ thống thay vì đi xuyên qua nó.

Yêu Cầu

Họ không đi tìm một giao diện hiện đại. Yêu cầu là tương đương, nghĩa là mọi thứ hệ thống cũ làm được thì phải làm ít nhất là tốt bằng, cộng thêm những thứ nó chưa bao giờ làm: tìm nguồn cung ngay trong cùng một chỗ, hồ sơ khách hàng có cấu trúc, và phần phân tích không đòi phải xuất dữ liệu ra.

Tập quán kinh doanh tại chỗ đặt ra một ngưỡng cứng của riêng nó. Cách thức văn bản trang trọng và quy ước về ngày giao hàng phải đúng tuyệt đối. Một báo giá sai những thứ đó thì không được đọc. Và với một tổ chức bán hàng lớn cỡ này, rủi ro khi chuyển đổi quan trọng hơn bất kỳ danh sách tính năng nào.

Tự Động Hóa Phần Tính Giá

Phần tính giá được làm trước. Logic tính toán đang có được dựng lại thành các quy tắc tính giá có phiên bản, khoanh theo từng sản phẩm và vật liệu, ghép từ mười loại bước, chạy trên các bảng định mức chi phí nhiều khóa theo mã vật liệu, định lượng, cấp sóng và khổ giấy. Các danh mục khổ giấy tiêu chuẩn của khu vực, kèm phép tính hệ số cắt, vốn đã nằm sẵn trong bộ máy chứ không phải thứ phải thêm vào.

Sự tương đương với một hệ thống cũ chỉ chứng minh được nếu bạn so sánh được đầu ra theo từng dòng. Mỗi lần chạy tính giá đều sinh ra một nhật ký từng bước, điều đó biến câu hỏi "hệ thống mới có khớp với hệ thống cũ không" từ một cuộc tranh luận thành một bản so sánh. Việc ước tính vốn cần tới trí nhớ của một chuyên gia trở thành một phép tính mà bất kỳ ai có quyền xem quy tắc tính giá đều dựng lại được, và việc thay đổi nó thôi không còn là một yêu cầu gửi cho bộ phận phát triển: vật liệu mới, khổ giấy mới và phụ phí mới đều được cấu hình trong Pricing Studio bởi chính những người phụ trách giá.

Cũng chính nhật ký đó làm thay đổi phần phân tích lợi nhuận. Vì mỗi báo giá đều mang theo các yếu tố chi phí của nó, biên lợi nhuận thôi không còn là thứ phải dựng lại vào cuối quý. Nó hiện rõ theo từng báo giá, từng khách hàng, từng dòng sản phẩm, ngay tại thời điểm báo giá được viết ra.

Dự Án Thực Sự Chạy Ra Sao

Không có gì được cấu hình trước khi bộ máy vận hành được hiểu rõ. Phần việc đầu tiên là lắng nghe: ngồi cùng những người lập báo giá, bán hàng và chốt sổ, rồi vẽ ra thứ thực sự diễn ra giữa lúc một yêu cầu tới và lúc một đơn hàng được xuất hóa đơn, bao gồm cả những bước chỉ tồn tại vì hệ thống cũ đòi hỏi như vậy.

Bản đồ đó trở thành hai tài liệu. Một bản đồ quy trình nghiệp vụ đúng như nó đang chạy, và một bản đồ tính năng đặt từng bước cạnh thứ Packative One làm được sẵn, thứ cần cấu hình, và thứ cần xây thêm. Mọi việc sau đó đều được xếp lịch dựa trên hai bản đồ ấy, theo từng phân hệ, chứ không dựa vào một ngày go-live duy nhất.

Phần xây dựng chạy thành các luồng công việc chồng lấn nhau. Phần tính giá được mô hình hóa từ những mẫu thật họ đã từng báo giá, rồi hiệu chỉnh lại theo chính kết quả trong quá khứ của họ. Giao diện và quy ước văn bản được bản địa hóa theo đúng cách khách hàng của họ mong được viết thư. Phần tích hợp nối sang khối sản xuất, để đơn hàng, dữ liệu công việc và số liệu thực tế chạy qua lại giữa Packative One và các hệ thống vốn đang vận hành các nhà máy. Việc đào tạo diễn ra trực tiếp, trên chính công việc của họ chứ không trên dữ liệu demo, và mỗi vòng phản hồi đều quay lại phần cấu hình trước khi đội tiếp theo tham gia.

Chuyển Đổi Mà Không Dừng Bán Hàng

Không có ngày cắt chuyển toàn bộ nào cả. Các năng lực được bật lên cho từng đội bán hàng một, và Form Studio cho phép phần thu thập quy cách của mỗi đội khớp với đúng thứ người của họ vốn vẫn điền, thay vì ép tất cả về một mẫu số chung. Hệ thống cũ vẫn sẵn sàng trong suốt quá trình, và phần còn lại của tổ chức bán hàng vẫn bán hàng bình thường.